Czy praca zdalna to nasza nowa rzeczywistość?

myway, praca zdalna, praca, zarządzanie zespołem

W dobie pandemii wiele firm musiało przestawić się w bardzo krótkim czasie na pracę zdalną. Teraz wiele firm już przygotowuje się do powrotu swoich pracowników do pracy stacjonarnej. Jednak zauważywszy wiele korzyści ekonomicznych z tego modelu, na rynku pojawia się coraz więcej modelów mieszanych czy też hybrydowych, w których praca zdalna zagości na dłużej. Ale jak się do tego przygotować, żeby w perspektywie długoterminowej nie stracić na tym?

Praca zdalna i jej warunki

Powierzchnia biurowa, prąd, serwis sprzątający, kawa, herbata, drukowane dokumenty. Wiele aspektów wpływa na ograniczenie kosztów w systemie pracy zdalnej. Ale nie zapominajmy, że pracownik powinien mieć warunki do takiej pracy. Ergonomia miejsca pracy jest ważna i długofalowo może mieć wpływ na zdrowie pracowników. Co ciekawe, spora grupa pracowników obserwuje swoje dłuższe godziny pracy, co często wynika z obowiązków domowych, które wykonuje się „przy okazji”. Nie mamy jak wyjść z pracy pracując z domu, co znaczy że nasze poczucie work-life balance może być zaburzone. Kolejnym aspektem jest automotywacja. Sama dużo pracuję zdalnie i jak rozmawiam z ludźmi, często słyszę, że by tak nie mogli, że ciężko byłoby im się zebrać. Myślę, że to powiązane z cechą sumienności, którą z łatwością możemy sprawdzić testami osobowościowymi. Niemniej wiele pracowników ceni pracę zdalną za jej elastyczność.

Zasady pracy zdalnej

Czym się różni praca zdalna od pracy stacjonarnej? Obenością! Nie widzimy pracowników, więc też nie widzimy ile oni wkładają wysiłku i starań w realizację swoich zadań. To co widzimy, to efekt lub jego brak. Niesie to za sobą sporo wyzwań. Po pierwsze motywacja. Brakuje feedbacku na bieżąco, jest do niego mniej okazji, więc nie zapominajmy o tym, by chwalić pracowników za efekty. Drugim wyzwaniem jest komunikacja. To ryzyko, bo możemy przegapić problemy pracownika, które mogą rzutować na jego pracę, albo jeśli nie zgłosi pewnych blokerów terminy realizacji planów czy zadań mogą być zagrożone. Trzecim to poczucie izolacji. Pamiętajmy, że delegować możemy samodzielnym pracownikom, jednak część z naszej kadry z pewnością nie jest tak samodzielna i potrzebuje wsparcia, obserwacji, wskazówek. Upewnijmy się zatem, że mamy regularne spotkania. To też pomoże nam nie zachwiać poczucia bycia częścią zespołu i zniweluje poczucie izolacji i bycia pozostawionemu samemu sobie. Po czwarte, żeby dalej efektywnie działać jako firma, człowiek potrzebuje być poinformowanym, co się dzieje w zespole i firmie, bo bądź co bądź nie jest wolnym elektronem. Nie zaniedbujmy poczucia identyfikacji z firmą i tym bardziej przyłóżmy się do komunikacji w firmie. Piątym aspektem jest synergia pracy grupowej. Jeśli mamy problem do rozwiązania zdecydowanie dużo łatwiej nam się go rozwiązuje dyskutując o nim z innymi. Pozwala nam to poznać różne opinie i pomysły, czy zrobić sesję burzy mózgów. Warto zatem zapewnić pracownikom możliwość spotkania zdalnego, czyli chociażby zespołowe spotkanie online.

Z tych powodów przede wszystkim powinniśmy upewnić się, że mamy narzędzia, które wesprą pracowników i kierowników w pracy zdalnej. Mogą różne komunikatory i software do spotkań zdalnych. Bardzo ważne jest, żeby substytuować brak fizycznej obecności tą wirtualną i nie zaniedbywać spotkań indywidualnych i grupowych. Czasem wystarczy zwykły krótki standup na początek dnia, regularne spotkania zespołu i indywidualne.

Z obecności wynika też jeszcze jeden ważny aspekt, którym praca zdalna się charakteryzuje, a mianowicie kontrola. Kierownicy nie mając wglądu w pracę pracownika często okazują brak zaufania i sprawdzają go częściej. Niesie to spory ładunek demotywacyjny, bo pracownik czuje brak zaufania. Dlatego tak ważne jest określenie konkretnych celów i rezultatów pracy, jak i terminów. Trzeba wówczas zaproponować adekwatny system raportowania tych wyników i ich horyzont czasowy. Mogą tu pomóc wszelkie dokumenty w chmurze, które wspierają kooperację, a kierownik nie musi pytać pracownika, tylko może zajrzeć do dokumentów i od razu zobaczy progres pracy lub jego brak.

Narzędzia pracy zdalnej

W pracy zdalnej, w zespole rozproszonym oczywiście pomoże technologia, więc otwartość do nauczenia się nowych narzędzi musi się znaleźć po obu stronach – kierownika i pracownika.

Co może pomóc? Wszelkie programy do zarządzania zadaniami typu trello czy asana. Są zbudowane na kanwie tablicy kanbana, wiec są mocno intuicyjne i dają szerokie możliwości wykorzystania. Dokumenty w chmurze pomogą współpracy, ale i monitorowaniu postępu. Komentarze mogą pomóc dzielić się uwagami i feedbackiem. Do tego powinniśmy włączyć jakiś program do spotkań zdalnych: zoom, whereby, teams – jest ich dość sporo na rynku. Pomoże również jakiś komunikator, który pozwoli na troszkę bardziej nieformalną komunikację i szybszą między pracownikami. Może to być chociażby grupa na fb. W dużych firmach często można spotkać yammera, czyli biznesowy facebook. Albo slack. Wszystko to wspiera komunikację, czyli nie tylko small talk, ale również można zrobić jakiś konkurs, czy powiedzieć co się udało, pochwalić, albo co się dzieje w firmie.

Jeśli jesteś zainteresowany poznaniem najpopularniejszych narzędzi, zapraszam Cię do szkolenia “Praca zdalna – techniki i narzędzia”.

Create your account